例えば何かしらのイベントを開催することになり、民間の警備会社に警備を依頼するというケースもあるかと思います。ただし、警備会社に警備を依頼するような経験は、多くはないかと思います。そこで、一般的に警備会社に警備を依頼する場合の方法や手順などを確認しておきましょう。
警備会社に最初に話をする場合のポイント
まずは警備会社に連絡をすることから始まるわけですが、その時に準備しておくものや、用意しておくといい情報などをまとめておきましょう。
何をすべきかがわかるような情報
警備の依頼を受けた警備会社にとって、最も知りたいのは「何を警備すればいいのか？」という部分です。漠然としたイベント企画の話をされても、結局どこで何をすればいいかがわからないと、見積もりの出しようもありません。
まずは、「いつどこで何をするので、こういった部分を警備してほしい」といった具体的な情報を必ず用意しておきましょう。例えばイベントを行うステージや観客席の警備を頼みたいのか、会場全体の警備をお願いしたいのか、最寄り駅から会場までの順路を警備してほしいのかで、見積もりも全く違うものになります。
具体的に何をどのように警備してほしいかがわかるように、情報をまとめておくことがポイントです。
現地の状況がわかる見取り図など
続いて必要となるのは「どこを警備するのか？」ということです。警備をする場所、つまりイベント会場の見取り図など、実際に警備につく場所の状況がわかる資料も必要になります。できるだけ詳細な見取り図があればベストであり、「どこにどのような機材を置くのか？」というところまではっきりしていればベストといえるでしょう。
警備計画の提出と見積もり書の確認
警備する場所と、警備する内容がわかれば、警備会社は警備計画書を作成します。「どの程度の人数でどのようなエリアを、どのような方法で警備するのか？」を依頼者に提出するわけです。
警備計画書を確認する
警備計画書が提出されたら、依頼者と警備会社で内容を精査します。「依頼者の希望する部分は含まれているか？」「警備するエリアは足りているか？」「日数や人数に過不足はないか？」などを確認します。依頼する側にとってはここがもっとも重要なポイントになりますので、わからないことは何度でも質問し、不明点がないようにしましょう。
警備計画書に基づいた見積もり書の確認
警備計画書に双方が納得したら、今度は見積もり書の確認です。見積もり書には警備計画書にのっとった各種費用が書き込まれていますが、見積もり書で重要なポイントは、「諸経費」や「追加費用の有無」でしょう。
多くの見積もり書には諸経費という項目が存在しますが、諸経費にはどのような経費が含まれているのかを確認しておきましょう。さらに追加費用の件も重要です。見積もり書に記載はなくても、「実際の状況によって発生する追加費用にはどのような項目があるのか？」「またどの程度の追加費用が発生するのか？」ということも確認しておきましょう。
正式契約と警備実施
警備計画書と見積もり書に不明点がなく、内容、金額に問題がなければ正式契約です。正式契約が取り交わされれば、あとは当日を待つだけです。最後に気を付けておくべきポイントをまとめてみました。
日程には余裕をもって
警備を依頼する側にもいろいろな事情はあるかと思いますが、それでも依頼をするには十分に余裕を持った日程で依頼するのがベストです。以来から正式契約までの日程が詰まっていると、大事な部分の確認が疎かになったりする可能性があり、納得のいく契約ができない可能性があります。
依頼前にポイントを整理しておく
警備の依頼前に、課題となっているポイントを明確にしておくことが重要です。イベントなどを主催する方の場合、各部署の担当者と打ち合わせを行い、具体的にどのような課題があるのかを明確にしておくといいでしょう。
解決すべき課題が明確になっていれば、警備会社としてもやるべきことがはっきりします。やるべきことがはっきりしていると、無駄を省いた計画書、見積もり書の作成が可能となり、結果、費用を抑えることも可能になります。
まとめ
民間の警備会社の元には、様々なタイプの警備依頼が届きます。「桃源警備」にしても同様で、様々なケースに対応すべく、人材の育成や確保に努めています。
「桃源警備」は依頼者の要望に十分に応えるために、警備計画書の作成を重視しています。計画書を作成するために必要であれば、現地の視察を行ったり、必要な機械設備の設置を提案したりすることもあります。
結果として、依頼者が持つ課題を解決し、さらに万全を期すために必要な情報をできるだけ集め、同時に依頼者に最も負担のかからないかたちでの計画書、見積もり書のご提案を心がけています。
解決したい課題がある方は、ぜひ一度「桃源警備」にお問い合わせください。経験豊富な担当者が誠心誠意対応させていただきます。
